[Guide] Comment réaliser un bon cahier des charges pour votre site Internet

Comment réaliser un bon cahier des charges pour votre site Internet

Si ouvrir un blog WordPress ou Tumblr est un jeu d’enfant, disposer d’un site professionnel efficace, rapide, bien référencé et tourné vers la conversion est bien plus délicat. Or c’est une étape importante lorsque l’on veut réellement développer sa présence en ligne.

Avant de contacter différents prestataires pour créer votre site Internet, vous installer une boutique en ligne ou modifier en profondeur votre installation existante, vous devez préparer un cahier des charges de votre site Internet pour bien détailler vos besoins.

Pourquoi est-il si important de rédiger un cahier des charges pour votre site Internet ?

La création d’un cahier des charges détaillé pour votre site Internet, qu’il s’agisse d’une refonte ou d’une création, est une étape indispensable dans votre projet.

Ses fonctions sont nombreuses :

  • Permettre au prestataire de comprendre vos attentes
  • Recevoir des devis précis et personnalisés
  • Ne pas avoir à répéter les mêmes points à différents prestataires
  • Pouvoir comparer ces devis sur une même base
  • Encadrer en amont le processus de création (délais, livrables, fonctionnalités, personnes de contact)
  • Avoir une vision claire de votre projet
  • Déterminer les responsabilités communes (les vôtres et celles du prestataire)

Même si vous êtes un entrepreneur individuel ou une petite entreprise, passer du temps sur votre cahier des charges vous permettra aussi d’identifier des zones d’ombre que vous n’aviez peut-être pas envisagées, ainsi que de devoir exprimer clairement vos objectifs et attentes.

C’est un exercice plus difficile qu’il n’y paraît, car il ne suffit pas de dire que l’on aime tel ou tel site concurrent pour définir le sien !

Bien que la création du cahier des charges de votre site peut être chronophage, vous ne devriez pas la négliger. Sans spécifications claires et complètes, vous vous exposez à différents risques :

  • Des devis évalués différemment, car certains prestataire (les plus expérimentés) vont anticiper des fonctionnalités qui n’apparaissent pas (et dont ils peuvent déjà se douter)
  • Une perte de temps à réexpliquer à chaque fois ce que vous attendez
  • Une facture salée au final, en raison de modifications et options que vous n’aviez pas prévues au départ
  • Un site incomplet ou de nombreux conflits au cours du processus, car les rôles et le cadre du projet n’auront pas (ou mal) été définis.

Présentez votre entreprise

A l’exception des appels d’offre anonymes, il est important que vous présentiez qui vous êtes et ce que vous faites. Cette partie peut inclure :

  • Une présentation succincte de votre entreprise (création, développement, histoire)
  • Le ou les personne(s) de contact pour le projet
  • Vos activités principales (produits, services)
  • Vos concurrents et votre positionnement sur le marché
  • Votre site existant, si vous en avez un

Cette introduction permettra aux prestataires que vous contactez de mieux comprendre les challenges et objectifs auxquels votre site Internet va répondre.

Cernez le problème et vos objectifs

Pourquoi avez-vous besoin d’un site Internet ou d’une refonte de votre design ?

Quels sont les objectifs que vous cherchez à atteindre ? Sont-ils mesurables, en termes de trafic, de conversions, de chiffre d’affaires ?

Si vous travaillez à la modification de votre site Internet existant, avez-vous identifié des problèmes particuliers qui vous poussent aujourd’hui à entreprendre un nouveau projet ?

Avez-vous besoin de nouvelles fonctionnalités, pour quels résultats ?

Parlez aussi de vos objectifs stratégiques:

  • Développer votre activité sur d’autres marchés et différentes langues ?
  • Mettre votre portfolio en ligne pour prospecter de nouveaux clients ?
  • Proposer une fonctionnalité de commande en ligne ?
  • Ouvrir une boutique e-commerce complète pour compléter votre activité « brick and mortar » ?
  • Communiquer et informer ?
  • Fidéliser ?
  • Développer un espace membre ?

Votre prestataire aura une vision claire de ce que vous cherchez à accomplir avec votre site Internet. Vous jouez ainsi dans la même équipe !

Décrivez votre public cible

Il est important que vous puissiez décrire qui visite votre site, ou qui devrait le visiter une fois le projet construit.

Il peut s’agir de prospects, de nouveaux clients, de clients réguliers, de journalistes, de joueurs, de candidats à un poste, d’annonceurs… Affinez au maximum vos portraits.

Cette étape est importante car elle permet d’identifier ce que vos visiteurs souhaitent pouvoir faire facilement sur votre site et ce que vous voulez qu’ils fassent.

Qu’attendez-vous d’eux, dans la mesure où cela va orienter la construction de votre site ? L’achat d’un produit ? L’inscription à un forum ? Une demande de devis ?

Si vous visez plusieurs clients cibles et différentes actions, hiérarchisez vos priorités et listez-les simplement dans le cahier des charges de votre site Internet.

Le niveau de détail doit refléter précisément tous ces points.

Par exemple, vendre des produits en ligne implique de préciser si vous souhaitez la création de comptes clients ou la possibilité de commander sans s’identifier (compte invité).

Vous avez déjà un site Internet ?

Dans ce cas, annoncez clairement ce que vous attendez :

  • De quels éléments graphiques disposez-vous déjà ?
  • Souhaitez-vous qu’ils soient repris ?
  • Que deviennent les données du site actuel ?
  • S’agit-il de repartir de zéro ou de modifier la base existante ?

Ne laissez rien au hasard. Plus vous serez clair et complet, mieux vous avancerez sur votre projet aux côtés d’un prestataire qui sait où vous allez.

Détaillez le plan du site et son contenu

Votre cahier des charges doit détailler la structure attendue de votre site Internet, ainsi que le nombre de pages estimé.

Commencez par la page d’accueil et détaillez l’organisation de la navigation.Définissez le plan du site et le contenu lors de la réalisation du cahier des charges de votre site Internet

Le mieux est de l’accompagner d’une représentation graphique de votre arborescence. Vous pouvez le faire vous-même, quitte à commencer par un dessin à la main, ou faire appel à un designer pour le mettre en forme.

Astuce : vous pouvez utiliser Gliffy ou tout autre outil de design en ligne pour créer votre sitemap en quelques clics, même si vous n’y connaissez rien.

Présentez ensuite le contenu que vous allez y placer : sliders, vidéos, PDF, blog, pages produits, portfolio, formulaire de contact…

Si vous avez besoin d’un site multilingue, précisez aussi quelles parties du site seront traduites et de quelle manière un visiteur peut passer d’une langue à une autre.

N’oubliez pas de lister le contenu que vous allez fournir au prestataire et celui que vous allez lui confier.

Certaines agences proposent par exemple de construire votre site, mais aussi de vous fournir le contenu graphique et textuel adapté à vos besoins, ainsi que des traductions en différentes langues si vous ne souhaitez pas vous en occuper.

Définissez les spécifications techniques et fonctionnelles

Souhaitez-vous utiliser un CMS particulier, tel que WordPress, Spip ou Joomla ? Préférez-vous que votre prestataire crée une interface spécialement pour vous ?

Avez-vous besoin d’un site responsive ou d’une version mobile de votre site Internet ?

Toutes ces dimensions doivent être clairement exprimées dans votre cahier des charges. C’est un point d’autant plus important qu’il permet à tous les intervenants de savoir qui gèrera le site ensuite : publication de contenu, opérations de maintenance, mises à jour…

Si vous proposez de la vente en ligne ou utilisez des logiciels spécifiques selon votre secteur d’activité, listez d’ores et déjà les solutions de paiement envisagées ou le rattachement nécessaire à votre CRM ou POS.

Avez-vous des normes particulières à suivre, en matière de sécurité ?

S’il s’agit d’une nouvelle création de site, abordez aussi la question de l’optimisation du référencement (SEO).

N’oubliez pas toutes les fonctionnalités qui vous paraissent peut-être évidentes dans le cadre de votre projet, mais qui doivent être clairement énoncées, telles que la présence d’un moteur de recherche interne, d’un formulaire, ou la liaison du nouveau site à votre compte de web analytique (Google Analytics ou autre)….

Intégrez des sites qui vous plaisent et autres inspirations

Vous avez repéré des sites Internet qui vous inspirent particulièrement ? Listez-les et expliquez ce que vous y aimez ou, au contraire, ce que vous ne souhaitez pas retrouver chez vous.

Si vous êtes à court d’inspiration, il existe des sites spécialisés tels que siteinspire ou webdesign inspiration qui recensent des designs de sites Internet, avec la possibilité de faire des recherches par style (clair, sombre, chargé, minimaliste, luxe etc.), types de sites (corporate, portfolio, e-commerce, portail, service web etc.) ou secteur d’activité.

Intégrez des sites qui vous plaisent et inspirations à votre cahier des charges pour votre site Internet

Pensez à l’hébergement, nom de domaine, e-mail

Qui s’occupe de ces points ? Avez-vous besoin qu’on le fasse pour vous ? Si vous disposez déjà de vos serveurs, d’une boîte de réception professionnelle et d’un nom de domaine, annoncez-le et prévoyez de donner un accès à l’équipe de votre prestataire.

Quel est votre budget ?

Ce point fait souvent grincer des dents, mais vous ne devriez pas contacter un prestataire en demandant « Combien coûte ce site que vous avez réalisé ? Je veux le même ! ».

Annoncez votre budget dès le départ. Cela évitera les malentendus et permettra aux sociétés ou freelances que vous contactez de vous dire ce qu’il est possible de faire dans cette fourchette de prix.

Sinon, cela revient à vouloir acheter une maison sans préciser son budget ou ce que l’on attend en surface, matériaux et aménagements…

A noter que le budget pour un site Internet peut fortement varier en fonction du type de site envisagé (simple site vitrine de 5-10 pages vs. portail web complexe avec plusieurs centaines de pages), la part de développement personnalisé (design, modules spécifiques, etc.), ainsi que le type de prestataire choisi (freelances, agences web).

Pensez également à prévoir dans votre budget la maintenance de votre site Internet.

Définissez le planning et déroulement du projet

Consacrez une partie du cahier des charges de votre site Internet à la présentation du déroulement attendu.

  • Quand souhaitez-vous procéder à la mise en ligne ?
  • Quelles étapes de validation prévoyez-vous ?
  • Qui valide quoi, et quand ?

Annoncer un planning précis permet d’évaluer la faisabilité du projet dans les délais impartis puis, s’il est validé, d’établir un cadre précis de travail.

Voici un exemple de déroulement de projet :

Définissez le planning et déroulement du projet dans le cahier des charges de votre site Internet

Source

Listez les développements futurs envisagés

Selon votre budget et les avancées de votre entreprise, il est probable que vous ayez déjà en tête les fonctionnalités futures que vous aimeriez proposer sur votre site Internet.

Anticipez dès maintenant les évolutions futures et annoncez-les dans votre cahier des charges. Cela ne signifie pas que vous les réaliserez dès le début, mais cela permettra de travailler sur une base de site qui permettra ces ajouts, sans avoir à tout reconstruire.

Ne laissez pas de place au hasard

N’envoyez pas votre cahier des charges en y laissant des parties floues « à déterminer plus tard ». Cela ne peut que vous jouer des tours par la suite (coût non budgété des fonctionnalités souhaitées, délais de développement et de livraison, etc.).

Mieux vaut prendre quelques jours de plus pour finaliser votre projet : « Ce qui se conçoit bien s’énonce clairement », comme le disait déjà Boileau au 17e siècle !

Suggestion de structure pour le cahier des charges de votre site Internet

En résumé, vous pouvez partir sur cette base et la développer selon votre projet particulier :

  • Présentation de votre entreprise
  • Contacts des différents participants
  • Objectifs du site
  • Audience cible
  • Etat des lieux actuel (si vous avez un site)
  • Concurrence et inspirations
  • Structure du site
  • Contenu
  • Fonctionnalités du site
  • Prestations supplémentaires attendues (traduction, design, etc.)
  • Budget
  • Planning prévisionnel

Chaque site Internet répond à des objectifs précis : adaptez votre cahier des charges aux vôtres et soyez clair sur tous les points.

Au départ, ne vous précipitez pas tête baissée sur les détails les plus techniques. Réfléchissez d’abord à la vue d’ensemble : structure, objectifs… Lorsque vous aurez une image précise d’où vous voulez aller, vous pourrez alors compléter plus facilement les différentes sous-parties de votre cahier des charges.

Avez-vous déjà rédigé un cahier des charges pour votre site Internet ? Quels aspects vous paraissent particulièrement importants a posteriori ? Ou, au contraire, avez-vous procédé sans cahier des charges ? Pour quels résultats ? Partagez vos expériences dans les commentaires !

Crédit photo : James Box

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